Tabelas de Temporalidade
Modelos e Dicas sobre as Tabelas de Temporalidade
Tabela de temporalidade é o instrumento pelo qual se determina o prazo de permanência de um documento em um arquivo e sua destinação após este prazo, pois existem documentos que devem ser guardados por mais tempo como os relacionados à área fiscal, contábil, financeiro e pessoal.
Essa tabela de temporalidade é muito utilizada pelos órgãos públicos e a tabela de temporalidade de nossos órgãos é determinada pela gestão arquivista de repartição, uma Comissão Permanente de avaliação de documentos que, dependendo do tamanho da repartição pode ter mais de uma. Essa comissão tem a finalidade de assessorar a Divisão de Arquivos Geral nas ações e procedimentos referentes à avaliação documental. Também orienta e realiza a análise, avaliação e seleção da produção documental produzida e acumulada.
A Tabela de Temporalidade Documental (TTD) deve ser vista como um documento institucional e normativo, servindo de suporte para questões que se referem a períodos de permanência de documentos no arquivo da mesma. Os processos de arquivamento que não estejam orientados em uma TTD necessitam frequentemente de novas reorganizações, pois o crescimento em volume passa a não ter limites, ser descontrolado e desordenado.
Há muitas vantagens de se ter uma TTD, como por exemplo, diminuição da ocupação do espaço físico, agilidade na recuperação da informação, definições de responsabilidade para com a gestão dos processos de arquivamento, diminuição com sustos operacionais, controle da massa documental, eficácia sobre a gestão documental.
Já na vida real, há alguns prazos temporais para arquivar determinados documentos. O TTD pode também te ajudar na organização de seus documentos. O Imposto de Renda, por exemplo, deve ser guardado por 5 anos, subsequente ao da respectiva declaração, ou seja, seis anos; IPTU, 5 anos, subsequentes da respectiva cobrança. Depois deste prazo, a dívida prescreve e a Prefeitura não pode mais cobrar. O mesmo vale para o IPVA. Comprovantes de água, luz e telefone, o prazo de guarda é de 90 dias, por precaução por 5 anos; recibo de pagamento de aluguel, 3 anos; recibo de pagamento de condomínio, de 5 anos; recibo de pagamento de parcelas de imóvel, até que seja feito o registro de imóveis. Essas são alguns dos prazos prescricionais para guarda de documentos que são uteis para melhor organização de seus documentos.